Espace Admin
L'espace Admin est réservé aux administrateur·rice·s d'organisation. Il permet de gérer tout ce qui est transversal à l'organisation : utilisateurs, rôles de secteur, catalogue.
Un·e administrateur·rice d'organisation a accès à tous les espaces de son organisation (Admin, Logistique, Secteur) — le sélecteur d'espace permet de naviguer entre eux.
Mon organisation
Depuis Réglages, modifiez les informations de votre organisation (nom, logo, adresse) et connectez la messagerie Gmail utilisée pour l'envoi des e-mails transactionnels (invitations, notifications).
Éditions
Une édition représente une occurrence de votre événement (ex. « Triathlon de Nyon 2026 ») : nom, année, dates de début/fin, jours de course, et si elle est active. C'est le point de départ avant toute utilisation des modules logistiques — chaque demande, commande, distribution... est rattachée à une édition.
À la création (ou modification) d'une édition, vous pouvez aussi affecter directement des membres à des secteurs pour cette édition (secteur, personne, rôle de secteur), sans repasser par la fiche de chaque utilisateur.
Partir d'une édition existante
Plutôt qu'une page blanche, la création d'une édition propose de repartir d'une édition existante : cochez les modules à reprendre (Emplacements, Check-lists, Enveloppes budgétaires, Épreuves et étapes, Horaire de course, Véhicules en propre, Demandes de matériel) — chacun affiche le nombre d'éléments qu'il reprendrait avant de valider, et certains s'enchaînent automatiquement (« Demandes » nécessite « Emplacements », par exemple). Les dates sont recalées sur le premier jour de course de la nouvelle édition.
Le catalogue et tout l'opérationnel (commandes, factures, réceptions, retours, incidents, mouvements de stock) ne sont jamais copiés — ce sont soit des données déjà partagées, soit des traces du passé propres à l'édition source. Une édition ne peut être dupliquée qu'une seule fois vers une même cible.
Guide pas-à-pas complet, avec ou sans duplication : voir le tutoriel →
Utilisateurs
Invitez de nouveaux utilisateurs par leur adresse e-mail Google, et attribuez-leur un ou plusieurs rôles globaux — ils sont cumulables — ou une appartenance à un ou plusieurs secteurs (voir ci-dessous).
Il n'est pas possible de retirer le rôle d'administrateur·rice d'organisation (ni de suspendre ou supprimer le compte) au dernier administrateur restant de l'organisation — nommez d'abord un remplaçant.
Secteurs
Les secteurs (Transition, Natation, Ravitaillement...) sont propres à votre organisation : nom, code court, couleur (utilisée dans les plannings), et statut actif. Ils peuvent être organisés en hiérarchie (secteur parent) — pratique pour regrouper plusieurs sous-secteurs sous une même zone. Cette hiérarchie s'affiche aussi sous forme d'organigramme visuel (exportable en PNG/PDF) depuis la page du même nom.
Rôles globaux
Les rôles globaux (niveau 1) décident de ce qu'une personne peut faire dans l'application, indépendamment des secteurs auxquels elle appartient. Ils se gèrent depuis Rôles, une matrice où chaque ligne est un domaine (Demandes, Factures, Véhicules…) et chaque colonne une action.
Trois familles cohabitent :
- Les rôles système — administrateur·rice d'organisation, coordinateur·rice logistique, adjoint·e logistique. Leurs droits s'ajustent, mais ils ne se suppriment pas.
- Les rôles de comité, créés avec votre organisation : président·e, trésorier·ère, responsable des courses, dossards, bénévoles, sponsors, sécurité, transport, communication. Chacun arrive avec un jeu de droits correspondant à sa fonction — vue d'ensemble et exports pour la présidence, factures et budget pour la trésorerie, horaire de course pour les courses, etc. La liste complète est dans Qui peut faire quoi.
- Les rôles que vous créez avec le bouton Nouveau rôle, si votre comité a des fonctions qui n'entrent dans aucune des précédentes.
Les rôles de comité et les vôtres se modifient et se suppriment librement : rien ne vous oblige à garder un « Responsable sponsors » si personne n'occupe la fonction. Supprimer un rôle ne supprime pas les comptes — les personnes concernées le perdent simplement.
Dans le groupe Accès de la matrice, la case Espace Logistique ouvre l'accès au back-office. Un rôle qui ne l'a pas peut avoir toutes les autres cases cochées : la personne se connectera sur un message « Accès refusé ». Les rôles de comité l'ont d'origine ; pensez-y pour un rôle que vous créez vous-même.
Certains gestes restent liés aux rôles logistiques, quelle que soit la matrice : planifier et effectuer les distributions, réceptionner, consulter les coordonnées d'un fournisseur. Le matériel est la responsabilité de la logistique. Pour qu'un membre du comité agisse dessus, ajoutez-lui le rôle Adjoint logistique en plus du sien — les rôles se cumulent.
Rôles de secteur
Là où les rôles globaux disent ce qu'une personne peut faire, les rôles de secteur (niveau 2) disent sur quelles données — ils sont attachés à un secteur et à une édition. Ils sont eux aussi définis par organisation : vous pouvez créer, modifier ou retirer des rôles selon vos besoins, chacun combinant deux capacités indépendantes :
- Encadrant : reçoit les notifications d'encadrement et les rappels de demande pour le secteur.
- Peut soumettre des demandes : peut créer une demande de matériel ; sans cette capacité, l'accès au secteur est en lecture seule.
Quatre rôles système sont pré-configurés à la création de l'organisation (clé verrouillée, non supprimables) : responsable de secteur, adjoint de secteur, membre de secteur, externe de secteur. Vous pouvez en créer d'autres selon les besoins de votre organisation.
Dossards, buvette, ravitaillements, speaker… : créez un secteur et nommez-y un responsable, plutôt qu'un rôle global par fonction. Le rôle global ne sert que pour ce qui dépasse un secteur (voir tout le budget, générer des exports, composer l'horaire de course). C'est aussi pourquoi le rôle « Responsable dossards » livré d'origine est volontairement léger : le vrai travail se fait dans son secteur.
Catalogue
La gestion du catalogue (produits, catégories, archivage) se fait depuis cet espace.
Fournisseurs & sponsors
Les fiches de vos partenaires (coordonnées, contacts, IBAN, langue de correspondance) se gèrent depuis cet espace, qu'il s'agisse d'un fournisseur (sollicité dans Commandes & Devis) ou d'un sponsor (rattaché à un contrat sponsor) — les deux partagent le même carnet d'adresses, distingués par leur type.
Personnalisation & automatisations
Toujours depuis l'espace Admin :
- Personnalisation des documents : logo, mise en page et numérotation des factures et bons de commande — voir Facturation.
- Import en masse : produits, catégories et emplacements via un fichier Excel/CSV — voir Catalogue et Emplacements.
- Tableau du jour : configuration de l'écran public d'affichage du jour J — voir Espace Logistique.
Guide pas-à-pas complet : voir le tutoriel →