Espace Admin
L'espace Admin est réservé aux administrateur·rice·s d'organisation. Il permet de gérer tout ce qui est transversal à l'organisation : utilisateurs, rôles de secteur, catalogue.
Un·e administrateur·rice d'organisation a accès à tous les espaces de son organisation (Admin, Logistique, Secteur) — le sélecteur d'espace permet de naviguer entre eux.
Mon organisation
Depuis Réglages, modifiez les informations de votre organisation (nom, logo, adresse) et connectez la messagerie Gmail utilisée pour l'envoi des e-mails transactionnels (invitations, notifications).
Éditions
Une édition représente une occurrence de votre événement (ex. « Triathlon de Nyon 2026 ») : nom, année, dates de début/fin, jours de course, et si elle est active. C'est le point de départ avant toute utilisation des modules logistiques — chaque demande, commande, distribution... est rattachée à une édition.
À la création (ou modification) d'une édition, vous pouvez aussi affecter directement des membres à des secteurs pour cette édition (secteur, personne, rôle de secteur), sans repasser par la fiche de chaque utilisateur.
Tutoriel — créer une édition
- Depuis l'espace Admin, ouvrez Éditions → Nouvelle édition.
- Renseignez le nom, l'année, les dates de début/fin et les jours de course.
- Ajoutez si besoin des affectations : pour chaque ligne, choisissez un secteur, une personne et son rôle de secteur — pratique pour composer les équipes avant même le début de l'édition.
- Enregistrez : l'édition est prête, les modules logistiques peuvent l'utiliser.
Utilisateurs
Invitez de nouveaux utilisateurs par leur adresse e-mail Google, et attribuez-leur un ou plusieurs rôles globaux (administrateur·rice d'organisation, coordinateur logistique, adjoint logistique — cumulables) ou une appartenance à un ou plusieurs secteurs (voir ci-dessous).
Il n'est pas possible de retirer le rôle d'administrateur·rice d'organisation (ni de suspendre ou supprimer le compte) au dernier administrateur restant de l'organisation — nommez d'abord un remplaçant.
Secteurs
Les secteurs (Transition, Natation, Ravitaillement...) sont propres à votre organisation : nom, code court, couleur (utilisée dans les plannings), et statut actif. Ils peuvent être organisés en hiérarchie (secteur parent) — pratique pour regrouper plusieurs sous-secteurs sous une même zone. Cette hiérarchie s'affiche aussi sous forme d'organigramme visuel (exportable en PNG/PDF) depuis la page du même nom.
Rôles de secteur
Contrairement aux rôles globaux (fixes), les rôles de secteur sont définis par organisation : vous pouvez créer, modifier ou retirer des rôles selon vos besoins, chacun combinant deux capacités indépendantes :
- Encadrant : reçoit les notifications d'encadrement et les rappels de demande pour le secteur.
- Peut soumettre des demandes : peut créer une demande de matériel ; sans cette capacité, l'accès au secteur est en lecture seule.
Quatre rôles système sont pré-configurés à la création de l'organisation (clé verrouillée, non supprimables) : responsable de secteur, adjoint de secteur, membre de secteur, externe de secteur. Vous pouvez en créer d'autres selon les besoins de votre organisation.
Catalogue
La gestion du catalogue (produits, catégories, archivage) se fait depuis cet espace.
Fournisseurs & sponsors
Les fiches de vos partenaires (coordonnées, contacts, IBAN, langue de correspondance) se gèrent depuis cet espace, qu'il s'agisse d'un fournisseur (sollicité dans Commandes & Devis) ou d'un sponsor (rattaché à un contrat sponsor) — les deux partagent le même carnet d'adresses, distingués par leur type.
Personnalisation & automatisations
Toujours depuis l'espace Admin :
- Personnalisation des documents : logo, mise en page et numérotation des factures et bons de commande — voir Facturation.
- Import en masse : produits, catégories et emplacements via un fichier Excel/CSV — voir Catalogue et Emplacements.
- Tableau du jour : configuration de l'écran public d'affichage du jour J — voir Espace Logistique.
Tutoriel — importer un catalogue ou des emplacements en masse
- Depuis l'espace Admin, ouvrez Import, puis choisissez le type de données (Produits, Catégories ou Emplacements) — pour les emplacements, sélectionnez aussi l'édition concernée.
- Téléchargez le modèle Excel proposé (colonnes déjà au bon format), remplissez-le, puis déposez votre fichier.
- Associez chaque colonne de votre fichier au champ TriLog correspondant (ou « Ignorer ») — tous les champs obligatoires doivent être associés avant de continuer.
- Choisissez le comportement à adopter sur les doublons (ignorer la ligne, mettre à jour l'entrée existante, ou en créer une nouvelle selon le type de données), puis lancez l'import.
L'import s'exécute en arrière-plan — vous êtes notifié·e à la fin, avec un rapport détaillé des lignes traitées.