Commandes & Devis
Une fois les demandes des secteurs validées, la logistique organise l'achat ou la location du matériel auprès de fournisseurs : c'est le rôle du module Commandes & Devis.
Liste matériel consolidée
TriLog calcule en continu une liste matériel consolidée : le cumul, par produit, de toutes les demandes validées d'un événement. C'est le point de départ pour préparer les commandes — elle se met à jour automatiquement à chaque changement de demande.
Devis
Avant de passer commande, la logistique peut demander un devis à un fournisseur. Le devis reste optionnel : une commande peut aussi être créée directement, sans devis préalable (voir Commande directe, sans devis).
| Statut | Description |
|---|---|
| À demander | Devis identifié comme nécessaire, pas encore envoyé |
| Demandé | Envoyé au fournisseur, en attente de retour |
| Reçu | Le fournisseur a répondu |
| Accepté | Validé — génère une commande |
| Refusé | Rejeté (ou redevient refusé si la commande générée est annulée) |
Seul le coordinateur logistique peut accepter ou refuser un devis (et ainsi générer une commande) ; l'adjoint logistique peut le demander mais pas trancher.
Dans la liste matériel consolidée, un article peut apparaître sans fournisseur suggéré si aucun fournisseur ne lui est rattaché au catalogue. Un devis peut malgré tout être demandé pour ce matériel : le fournisseur à solliciter est alors choisi manuellement dans le formulaire de devis.
Du devis à la commande
Une commande regroupe des lignes (produit, secteur, emplacement, quantité, prix unitaire).
Une commande ne peut être annulée qu'avant toute réception, et seul le coordinateur logistique peut le faire. Si elle couvrait une ou plusieurs demandes, la quantité correspondante est libérée automatiquement — les demandes concernées redeviennent à couvrir et le budget engagé est libéré.
Un bon de commande PDF est téléchargeable depuis la fiche de chaque commande (bouton « Bon de commande ») — c'est le même document que celui envoyé au fournisseur à la confirmation.
Si la logistique annule la finalisation d'une réception ou d'un retour rattaché à cette commande, celle-ci peut automatiquement revenir à un statut antérieur (par exemple de Livrée à Partiellement livrée ou Confirmée, ou de Retournée à Livrée) — reflet des réceptions et retours encore finalisés à cet instant. Le budget engagé n'est pas affecté par ce retour en arrière.
Tous les prix fournisseurs (devis, commandes) sont exprimés hors taxe (HT). La TVA n'apparaît qu'au moment de la facture.
Commande directe, sans devis
Une commande peut être créée directement depuis le module Commandes, sans passer par un devis — par exemple pour du matériel hors demandes secteur (achat direct, don sponsor...). Elle précise :
- le fournisseur et, si besoin, un contact fournisseur particulier (achats, direction, technique, comptabilité, logistique ou autre) ;
- un contact sur site distinct : un membre de l'équipe qui réceptionnera la livraison, choisi séparément du contact fournisseur ;
- le type d'acquisition (achat ou location) et les lignes de matériel (produit, quantité, prix unitaire, secteur).
Une commande créée ainsi reste en préparation — rien n'est envoyé au fournisseur — jusqu'à l'action explicite « Confirmer et envoyer », réservée au coordinateur logistique. C'est la différence avec une commande issue d'un devis, où l'acceptation du devis confirme et envoie la commande automatiquement.
Tutoriel — créer une commande directe
- Depuis l'espace Logistique, ouvrez Commandes → Nouvelle commande (sans passer par un devis).
- Choisissez le fournisseur et, si besoin, un contact fournisseur particulier, ainsi qu'un contact sur site pour la réception.
- Ajoutez les lignes de matériel : produit, secteur, quantité, prix unitaire HT.
- Enregistrez — la commande reste en préparation.
- Coordinateur logistique : cliquez sur Confirmer et envoyer pour la transmettre au fournisseur.
Qui peut faire quoi
| Action | Coordinateur logistique | Adjoint logistique |
|---|---|---|
| Consulter, créer ou modifier un devis/une commande | Oui | Oui |
| Demander un devis | Oui | Oui |
| Accepter ou refuser un devis | Oui | Non |
| Confirmer et envoyer, ou annuler une commande | Oui | Non |
Étape suivante
Une commande confirmée déclenche une réception fournisseur, puis une distribution vers les emplacements demandés.
Où le trouver
Depuis l'espace Logistique, sections Commandes et Devis. La liste matériel consolidée est accessible depuis la section Demandes.