Module Demandes
Une demande est la façon dont un secteur exprime un besoin en matériel pour un emplacement donné. C'est le point de départ de tout le flux logistique : une demande validée devient (en tout ou partie) une commande, qui elle-même déclenche une distribution sur le terrain.
La création d'une demande est réservée aux membres de secteur ayant la capacité « peut soumettre des demandes » (voir rôles de secteur). La validation, le refus et la mise en question sont réservés au coordinateur logistique — l'adjoint logistique peut consulter une demande mais ne tranche pas.
Structure d'une demande
Une demande regroupe plusieurs lignes ; chaque ligne précise :
- le produit demandé (issu du Catalogue) ;
- l'emplacement de livraison — obligatoire sur chaque ligne, TriLog refuse toute ligne sans emplacement ;
- la quantité ;
- une priorité (pour aider la logistique à arbitrer en cas de matériel limité).
Si le produit ajouté déclare des accessoires suggérés (ex. les plots en caoutchouc d'une demi-muba), TriLog les propose avec la quantité déjà calculée. Rien n'est ajouté sans votre clic, et la ligne créée reste entièrement modifiable.
Cycle de vie
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | En cours de rédaction par le secteur, pas encore visible par la logistique |
| Soumise | Envoyée à la logistique, en attente de traitement |
| En question | La logistique a besoin d'une précision — la demande revient au secteur |
| Validée | Acceptée par la logistique — peut désormais être couverte par une ou plusieurs commandes |
| Refusée | Rejetée par la logistique, avec motif |
| Annulée | Abandonnée proprement par le secteur avant toute décision de la logistique — état terminal |
Le secteur garde la main tant que la logistique n'a pas décidé : une demande soumise peut être rappelée en brouillon pour être corrigée, et une demande refusée peut être rouverte en brouillon pour être corrigée puis resoumise.
Les couleurs de statut suivent une convention stricte dans toute l'application : orange = en attente/soumise, vert = validée, rouge = refusée. Ces couleurs ne sont jamais utilisées pour autre chose.
Annuler une demande
Un membre habilité à soumettre des demandes peut annuler proprement une demande de son secteur tant que la logistique n'a pas encore statué :
- Brouillon ou en question : l'annulation est immédiate.
- Soumise : il faut d'abord la rappeler en brouillon, puis l'annuler.
- Un motif est obligatoire.
Une demande annulée ne peut plus être modifiée ni resoumise. Si le besoin réapparaît, il faut la dupliquer pour repartir sur un nouveau brouillon.
Une demande annulée n'a jamais été validée : elle n'a donc jamais engagé de budget ni été couverte par une commande, et son annulation n'a aucun effet à répercuter de ce côté.
Suivi de l'avancement (commandé / livré)
Une fois qu'une ou plusieurs commandes couvrent (même partiellement) une demande validée, chaque ligne affiche son avancement :
- la quantité commandée et la quantité livrée, rapportées à la quantité demandée ;
- le statut de la commande en cours (et sa référence) qui couvre la ligne ;
- la prochaine date de livraison planifiée, si elle est connue.
Le secteur suit ainsi sa demande jusqu'au terrain sans avoir à consulter la liste matériel consolidée ni les distributions.
Dupliquer ou rouvrir une demande
- Rouvrir une demande refusée la repasse en brouillon pour que le secteur la corrige avant de la resoumettre.
- Dupliquer une demande (quel que soit son statut — y compris refusée ou annulée) crée un nouveau brouillon avec les mêmes lignes, dans le même secteur : pratique pour reproduire un besoin récurrent sans tout ressaisir. Le nouveau brouillon démarre un cycle de vie propre — statut, jalons de décision et message de la logistique ne sont jamais repris.
Si une ligne cible un emplacement qui n'existe plus dans l'édition courante, elle n'est simplement pas reprise dans la copie plutôt que de bloquer la duplication.
De la demande à la couverture
Une fois validée, une demande n'est pas automatiquement "terminée" : elle doit être couverte par une ou plusieurs commandes fournisseurs. Quelques règles importantes à connaître :
- La couverture se calcule par quantité, ligne par ligne : une ligne de demande de 50 unités peut être servie par deux commandes de 20 et 30, par exemple.
- Si une commande qui couvrait une demande est annulée, la quantité correspondante est libérée — la demande redevient (partiellement) à couvrir, et le budget engagé est également libéré.
- Voir Commandes & Devis pour la suite du parcours.
Avenants — modifier une ligne après validation
Une demande validée ne se modifie plus en direct. Si un secteur a besoin d'ajuster une ligne (quantité, dates de besoin, emplacement) ou de la retirer, il passe par un avenant : une proposition que la logistique accepte ou refuse. La demande reste validée pendant tout le processus — budget prévisionnel et liste matériel consolidée restent inchangés tant que l'avenant n'est pas tranché.
Côté secteur : proposer une nouvelle valeur cible (pas un delta) pour une ligne, avec un motif obligatoire — mettre la quantité à 0 équivaut à demander la suppression de la ligne. La proposition peut être retirée tant qu'aucune décision n'a été prise.
Côté logistique : accepter met à jour la ligne (le reste-à-commander suit automatiquement — deux avertissements distincts s'affichent si une baisse crée un surplus déjà commandé ou déjà livré) ou refuser avec un motif obligatoire, transmis au secteur.
Le secteur doit attendre la décision avant d'en proposer un autre sur la même ligne. Une ligne ne peut être supprimée par avenant que si rien n'est engagé dessus (ni commandé, ni livré) et que ce n'est pas la dernière ligne de la demande — sinon, c'est la demande entière qu'il faut annuler.
| Action | Coordinateur logistique | Adjoint logistique |
|---|---|---|
| Accepter ou refuser un avenant | Oui | Non |
Les avenants sans décision depuis trop longtemps remontent dans Alertes & relances.
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