Catalogue
Le catalogue liste tous les produits qu'une organisation peut demander, commander et distribuer sur ses événements : matériel de signalétique, ravitaillement, équipement de sécurité, etc.
Fonctionnalités
- Inventaire des produits, organisés en catégories hiérarchiques.
- Chaque produit a un statut actif ou archivé — un produit n'est jamais supprimé, seulement archivé, pour préserver l'historique des demandes et commandes passées qui le référencent.
- Le catalogue est global à l'organisation : il n'est pas propre à un événement, et n'est pas dupliqué d'une édition à l'autre — toutes les éditions d'un même organisateur partagent le même catalogue.
Imputation budgétaire par défaut
Chaque produit a une imputation budgétaire par défaut, qui détermine quel budget est impacté lorsqu'un secteur demande ce produit :
- Secteur demandeur (par défaut) : le budget du secteur qui fait la demande est impacté.
- Logistique (mutualisé) : le budget Logistique est toujours impacté, quel que soit le secteur demandeur — pour le matériel mutualisé (ex. barrières, gradins).
Cette imputation pré-remplit automatiquement la ligne de demande ; le coordinateur logistique garde la main pour la corriger au cas par cas lors du traitement. Voir Budget & Sponsors.
Emballage produit
Un produit peut préciser une unité d'usage et une unité de vente, une quantité par conditionnement, ainsi qu'un contenant consigné habituel (ex. une caisse ou une palette) auquel il est associé. Ces informations sont indicatives : la quantité de contenants à réceptionner ou à retourner reste toujours saisie manuellement lors des mouvements de stock.
Suivi par numéro de série
Un produit peut être marqué suivi à l'unité : chaque exemplaire est alors identifié par son propre numéro de série (ex. des radios), plutôt que compté globalement. C'est ce qui permet notamment à la Borne du dépôt de savoir précisément quelle radio a été prise.
Les unités sont normalement créées automatiquement à la réception d'une commande fournisseur. Pour du matériel déjà possédé avant d'utiliser TriLog (ex. le parc de radios existant d'une association), les numéros de série peuvent aussi être saisis manuellement depuis la fiche du produit, onglet Unités — sans passer par le circuit demande → commande → réception. Chaque ajout ou suppression manuelle génère automatiquement le mouvement de stock correspondant, pour que le stock affiché corresponde toujours au nombre d'unités enregistrées.
Une unité issue d'une réception fournisseur ne peut pas être supprimée depuis cet onglet (il faut annuler la finalisation de la réception concernée) ; une unité déjà sortie du dépôt, ou ayant un historique de prises au kiosque, ne peut pas non plus être supprimée — elle doit être marquée perdue ou cassée à la place.
Où le trouver
Le catalogue se gère depuis l'espace Admin (création, modification, archivage des produits) ; il est consulté en lecture depuis l'espace Logistique lors de la création de commandes, et par les membres de secteur lors de la création d'une demande.
Les produits et les catégories peuvent aussi être importés en masse depuis un fichier Excel/CSV, depuis l'espace Admin — une action réservée aux administrateur·rice·s d'organisation. Voir le tutoriel d'import en masse.
Archiver un produit le retire des listes de sélection pour les nouvelles demandes, sans affecter les demandes et commandes existantes qui le référencent déjà.